En copropriété, il n’est pas toujours facile de s’y retrouver : un conseil syndical, un syndic, un syndicat des copropriétaires sont autant de termes à la sonorité proche qu’on rencontre sans toujours savoir ce que cela recouvre. Lorsqu’on achète dans une copropriété ou bien qu’on décide de s’y investir si on est déjà copropriétaire, mieux vaut donc savoir comment fonctionne l’immeuble. Toutes nos explications.
Copropriété : comment ça marche ?
Le syndicat des copropriétaires
Le premier acteur est le syndicat des copropriétaires : il s'agit de l'ensemble des copropriétaires. Ce n'est pas un acteur physique, à proprement dit, mais une personne morale qui possède le pouvoir de décision dans l'immeuble. Ce syndicat se réunit chaque année en assemblée générale et prend des décisions qui sont ensuite appliquées.
Il peut s'agir de travaux mais l'assemblée vote également les comptes de l'immeuble pour l'entretenir et décide d'un budget annuel. A la suite du vote de ce budget, les copropriétaires paient des charges par trimestre afin d'honorer les factures de fournisseurs de l'immeuble.
Le syndic
Le second acteur est le syndic. Il s'agit de l'entreprise chargée de gérer l'immeuble à la demande du syndicat des copropriétaires. Il est élu en assemblée générale sur la base d'un contrat présenté. Dans les petites copropriétés, le syndic est souvent un copropriétaire bénévole.
Plus des trois quarts des immeubles sont gérés par un syndic professionnel et 11 % par des syndics non professionnels
Le syndic paie les factures, tient la comptabilité, prépare et convoque l'assemblée générale. Les employés de la copropriété comme les gardiens d'immeuble sont placés sous son autorité. Il surveille aussi les travaux et signe les contrats au nom du syndicat. Que l'occupant soit locataire ou propriétaire, il aura affaire au syndic, par exemple s'il veut obtenir un badge pour la porte d'entrée ou encore si un dégât des eaux intervient dans l'appartement.
Il existe deux types de syndics :
- les grands groupes comme Foncia, Nexity, Sergic;
- ainsi que des petits cabinets de syndics parfois familiaux dont les noms sont connus seulement localement.
Bien souvent, les petits cabinets sont rachetés par les grands groupes, ces derniers étant eux-mêmes parfois dans le giron des banques et des assurances. Le secteur est en pleine évolution et les grands groupes comme les petits cabinets éprouvent des difficultés à faire face à la complexité croissante de leur mission et aux exigences plus importantes de transparence et de bonne gestion des copropriétaires.
En effet, ces dernières années, la réglementation a évolué de façon importante avec l'obligation de mettre des documents en ligne afin que tous les copropriétaires puissent en prendre connaissance.
Le conseil syndical
Troisième acteur : le conseil syndical. Il s'agit de copropriétaires élus par l'assemblée générale pour le représenter et agir en son nom. Son mandat est, en général, de trois ans renouvelables. Tout le monde ne peut pas être membre du conseil syndical. La loi interdit de façon formelle que le syndic, son conjoint, ses descendants et ascendants ainsi que ses employés soient membres du conseil syndical.
Seul un copropriétaire peut être au conseil syndical ainsi que son conjoint ou son partenaire de Pacs.
Le conseil syndical assiste et contrôle le syndic dans sa mission et peut, à tout moment, demander au syndic d'accéder aux factures, aux registres et autres documents concernant la copropriété.
« L'article 27 du décret du 17 mars 1967 prévoit que le conseil syndical peut prendre des avis extérieurs auprès de toute personne de son choix, que ce soit un architecte, un avocat, un géomètre expert ou encore des associations de défense des copropriétaires », complète Danielle Dubrac, présidente de l'Union des syndicats de l'immobilier (Unis) qui représente les syndics de copropriété.
Le conseil syndical prépare l'assemblée générale annuelle avec le syndic et il donne son avis sur l'urgence des travaux.
Il peut également recevoir mandat de l'assemblée générale pour décider à sa place. L'assemblée générale peut ainsi charger le conseil syndical d'arrêter les modalités d'exécution de travaux d'entretien, d'étudier des devis et de choisir une entreprise.
Si l'assemblée générale n'arrive pas à désigner les membres faute de candidats, le procès-verbal mentionnera cette situation. Tout copropriétaire ou le syndic peut alors saisir, par l'intermédiaire d'un avocat, le président du tribunal de grande instance du lieu de situation de l'immeuble. Le magistrat désigne alors les conseillers syndicaux qui se sont portés volontaires et, s'il n'y en a aucun, il constate l'impossibilité de constituer un conseil. II restera à refaire une assemblée générale pour tenter d'élire des conseillers.
Mais si cette situation se présente, mieux vaut trouver une personne qui se porte volontaire. Cela évite des mois d'attente liés à l'engorgement des tribunaux et la copropriété peut continuer à fonctionner. Enfin, chaque copropriétaire a un rôle à jouer. Il vote des décisions en assemblée générale en fonction de la surface de son appartement.
Il peut également demander l'inscription d'une résolution à l'ordre du jour de l'assemblée afin qu'elle soit examinée par les copropriétaires.
Le règlement de copropriété
Tous ces acteurs respectent un document essentiel : le règlement de copropriété. Il différencie les parties privatives, c'est-à-dire les différents appartements, des parties communes comme les cages d'escalier ou les couloirs. La surface du logement associée à des critères comme l'étage, l'exposition ou l'utilisation d'équipements permet de calculer les charges de copropriété dont le copropriétaire doit s'acquitter pour payer le fonctionnement de l'immeuble.
Il indique également quelle utilisation il est possible de faire de l'immeuble, si des commerces ou des cabinets médicaux peuvent y être installés ou si seuls des logements y sont autorisés. Elaboré par un notaire ou un géomètre expert, le règlement est transmis à chaque copropriétaire lors de son achat.